Misafir talepleri telefondan çıkar, doğru departmanın paneline düşer.
Misafir oda QR'ını okutur, talep türünü seçer ve oda numarasıyla gönderir. Talep türüne göre Kat Hizmetleri, Teknik Servis, Spa, Yiyecek-İçecek veya Resepsiyon paneline düşer; durumu panelde Bekliyor, İşlemde, Tamamlandı olarak izlenir. Resepsiyon her talebi telefonla aktarmak yerine görev panosundan takip eder, geciken talepler için hatırlatma e-postası gider.
Telefonla iletilen talebin kaydı olmaz; panelde her talebin durumu ve sorumlu departmanı vardır.
- Misafir talep türünü seçer; oda numarası ve soyadı zorunludur, telefon ve not (en çok 200 karakter) isteğe bağlıdır. Talep panelde listelenir. Talepler sayfası 15 saniyede bir yenilenir; panel sekmesi açıksa tarayıcı bildirimi ve ses uyarısı da gelir.
- Talep türüne göre ilgili departmana yönlenir: havlu, yastık, temizlik, şampuan, ütü ve minibar Kat Hizmetleri'ne; teknik arıza Teknik Servis'e; spa randevusu Spa'ya; restoran rezervasyonu Yiyecek-İçecek'e. Diğer türler Resepsiyon'a düşer. Hangi türün hangi departmana gideceğini yönetici panelden değiştirir.
- Departman personeli yalnız kendi departmanının taleplerini görür; Yönetim, Resepsiyon ve işletme sahibi tümünü görür. Hesap açarken rol departmana göre otomatik atanır; hesap davet bağlantısıyla (7 gün geçerli) ya da doğrudan şifreyle açılır. Departmanda henüz hesap yoksa panel 'görevli yok' uyarısı gösterir.
- Görev panosu o anki durumu tek ekranda toplar: acil, geciken ve üstlenilmemiş talepler, onay bekleyen rezervasyonlar (rezervasyon motoru açıksa), en eski bekleyen talep; bugün gelen, tamamlanan ve iptal edilen talep sayıları, ortalama yanıt ve tamamlama süresi, son 7 günün grafiği ve son 30 günün en çok istenen 5 hizmeti.
- Gecikme eşiğini yönetici departman başına belirler (5 ile 720 dakika arası). Eşiği aşan ve hâlâ Bekliyor durumundaki talep için işletme sahibine, Resepsiyon'a ve Yönetim'e talep başına tek hatırlatma e-postası gider. Acil işaretli taleplerde yeni talep e-postasının konusu ACİL ifadesiyle başlar. E-posta bildirimleri Otel Starter ve üzeri paketlerdedir.
- Portaldaki geri bildirim formu 1–5 yıldız puan ve yorum alır. 4–5 puan verene Google yorum daveti gösterilir (otelin Google yorum bağlantısı tanımlıysa); her geri bildirim panelde listelenir ve Otel Starter ve üzeri paketlerde yönetime e-posta ile bildirilir.
Front office dijitalleşme bileşenleri
Departmanlar ve Departman Hesapları
Yönetim, Resepsiyon, Kat Hizmetleri, Spa, Yiyecek-İçecek ve Teknik Servis hazır gelir. Hesaplar pakete göre açılır: Starter'da Yönetim ve Resepsiyon, Pro'da tüm standart departmanlar, Enterprise'ta ayrıca özel departmanlar. Talep türü ve kapsam departmana göre ayrılır.
Talep Formu — 13 Talep Türü
Havlu, yastık, temizlik, şampuan, ütü, teknik arıza, minibar, havalimanı transferi, restoran ve spa rezervasyonu, etkinlik/tur, ekstra hizmet ve diğer. Zaman (hemen, 1 saat içinde, bugün) ve aciliyet seçilir; rezervasyon türlerinde tarih, saat ve kişi sayısı sorulur.
Görev Panosu
Dikkat bandı (acil, geciken, üstlenilmemiş talepler, onay bekleyen rezervasyonlar), Bekleyen / İşlemde / Bugün tamamlanan kartları, bugünün rezervasyonları ve günlük ölçümler. Departman hesabı yalnız kendi departmanının sayılarını görür.
Gecikme Hatırlatma E-postası
Eşiği aşan talep için işletme sahibi, Resepsiyon ve Yönetim talep başına tek e-posta alır. Eşik departman başına ayarlanır. Panel sekmesi açıkken yeni talepte tarayıcı bildirimi ve ses uyarısı da çalışır.
Talep ve Rezervasyon Bağlantısı
Rezervasyon motoru açık paketlerde (Pro, Enterprise) spa, restoran ve etkinlik talepleri takvimdeki rezervasyonla iki yönlü senkron çalışır. Çakışma koruması kapasite aşımını engeller; başlangıç saatinden 1 saat sonra hâlâ onaylanmamış randevular otomatik iptal edilir.
Geri Bildirim ve Google Yönlendirme
1–5 yıldız puan, yorum, isim ve oda numarası. Panelde toplam, ortalama puan ve Google'a yönlendirilen sayısı görünür; Tümü, Pozitif, Düşük ve Google'a gitti filtreleri bulunur.
Pakete göre front office kapsamı
Otel Basic
Talep formu, talep paneli ve geri bildirim. 3 kullanıcı, 2 dil. Yeni talep ve gecikme e-posta bildirimleri bu pakette yoktur.
Otel Starter
E-posta bildirimleri (yeni talep, gecikme hatırlatması, yeni geri bildirim) açılır. 5 kullanıcı, 5 dil. Departman hesapları Yönetim ve Resepsiyon ile sınırlıdır.
Otel Pro ve Enterprise
Pro: tüm standart departmanlara hesap, rezervasyon motoru, Ekstra Hizmetler kataloğu, 7 kullanıcı, 5 menü noktası. Enterprise: sınırsız kullanıcı ve menü noktası, özel departman.
Front office dijitalleşme, personelin yerine geçmez; talebi doğru kişiye taşır.
Misafirin bir kısmı yine resepsiyonu arayacaktır; portal bunu ortadan kaldırmaz. Değişen şey, tekrar eden talebin telefonda kaybolmamasıdır: talep forma düşer, ilgili departmanın ekranında görünür, kimin üstlendiği ve ne zaman tamamlandığı kayıtlıdır. Resepsiyon, aktarma ve hatırlatma işi yerine misafirle ilgilenmeye zaman ayırır. Neyin ne kadar sürdüğünü görev panosundaki ortalama yanıt ve tamamlama süresinden izleyebilirsiniz.
Sık sorulanlar
Personel sistemi kullanmayı öğrenir mi?
+
Panel Türkçedir. Talepler sayfasında durum kartları vardır; talep Bekliyor'dan İşlemde'ye, oradan Tamamlandı'ya tek dokunuşla taşınır. Departman hesabı yalnız kendi departmanının taleplerini gördüğü için ekran sade kalır.
Yaşlı misafir portale girmez, resepsiyonu arar. Ne olacak?
+
Portal telefonu kaldırmaz; misafir dilerse yine resepsiyonu arar. Portal, QR'ı okutup talep bırakmak isteyen misafir için ek bir yoldur. İki yol birlikte çalışır.
Talep panelde birikirse kaçırma riski var mı?
+
Talepler sayfası ve görev panosu 15 saniyede bir yenilenir; panel sekmesi açıksa tarayıcı bildirimi ve ses çalışır. Panel kapalıyken bildirim e-postayla gelir (Otel Starter ve üzeri). Yönetici bir departman için gecikme eşiği tanımlarsa eşiği aşan Bekliyor talep için ayrıca hatırlatma e-postası gider. Mobil uygulama bildirimi, SMS veya WhatsApp bildirimi bulunmuyor.
Şikayet gizli kalır mı yoksa yönetici görür mü?
+
Tüm geri bildirimler panelde listelenir. Otel Starter ve üzeri paketlerde her yeni geri bildirim yönetime e-postayla da bildirilir. Düşük puanlar (1–3) Google yorum davetine yönlendirilmez; panelde 'Düşük' filtresiyle ayrı görülür. Geri bildirime panelden yanıt yazma veya iç not alanı henüz yok; misafirle iletişim otelin kendi yöntemleriyle yürür.
Google'a yönlendirme yasal mı?
+
Misafirden Google'da yorum yazmasını rica etmek yaygın bir uygulamadır. MONU, portal geri bildirim formunda 4–5 puan veren misafire Google yorum bağlantısını gösterir; tüm puanlar panelde kayıtlı kalır. Uygulamanın Google'ın güncel yorum politikalarına uygunluğunu kendi işletmeniz için ayrıca değerlendirmenizi öneririz.
PMS entegrasyonu var mı? Elektra/Sirius?
+
Hayır. Talep formunda oda numarası ve soyad girilir; MONU PMS ile bağlı çalışmaz. Misafir bilgisini PMS'den çekmek veya PMS'e yazmak şu an kapsamda değildir.
Hangi talepler hangi departmana gider?
+
Varsayılan eşleme: havlu, yastık, temizlik, şampuan, ütü ve minibar Kat Hizmetleri'ne; teknik arıza Teknik Servis'e; spa rezervasyonu Spa'ya; restoran rezervasyonu Yiyecek-İçecek'e gider. Diğer türler Resepsiyon'a düşer. Yönetici bir türü başka bir departmana taşıyabilir; bir tür aynı anda tek departmandadır.
Gecikme uyarısı nasıl çalışıyor?
+
Her departman için yönetici 5 ile 720 dakika arasında bir eşik belirler. Eşiği aşan ve hâlâ Bekliyor durumundaki talep için işletme sahibine, Resepsiyon'a ve Yönetim'e talep başına bir kez e-posta gider. Eşik tanımlanmadıysa hatırlatma gitmez. Bu e-postalar Otel Starter ve üzeri paketlerde çalışır.
OTEL FRONT OFFICE DİJİTALLEŞME
Talepleri forma, takibi panele taşıyın
Otel Basic ₺1.250/ay'dan başlar; e-posta bildirimleri Starter'dan (₺2.250/ay), departman hesapları ve rezervasyon motoru Pro'dan (₺3.250/ay) itibaren.