Otel Front Office Dijitalleşme 2026: Tekrarlayan Talepleri Dijitale Taşıma Rehberi

Kısa cevap: tekrar eden ve standart olan kısmı. Aynı bilginin defalarca sorulduğu çağrılar (WiFi şifresi, kahvaltı saati, TV kanalları, tesis çalışma saatleri) ve içeriği önceden belli olan istekler (havlu, temizlik, teknik arıza, minibar) bir forma ve bir panele taşınabilir. Şikayet, acil durum ve özel istekler ise telefonda kalmalıdır.

Bu rehberde oran vermiyoruz: telefon trafiğinin ne kadarının tekrarlayan olduğu otelden otele değişir ve bu sayıyı yalnız sizin kendi kaydınız doğru söyler.

| Telefon konusu | MONU karşılığı | Gereken paket | |---|---|---| | WiFi, TV kanalları, tesis saatleri, yakın çevre | WiFi, TV, Tesisler ve Yakın Çevre kartları | Otel Basic | | Havlu, temizlik, teknik arıza, minibar gibi standart istekler | 13 türlü talep formu ve Talepler sayfası | Otel Basic; departmana yönlendirme için Starter ve üzeri | | Oda servisi ve kahvaltı menüsü bilgisi | Menü noktaları | Basic 1, Starter 2, Pro 5, Enterprise sınırsız | | Spa, restoran, etkinlik rezervasyonu | Kaynak bazlı rezervasyon | Otel Pro ve üzeri | | Şikayet, acil durum, özel istek | Portal kapsamı dışında; telefon açık kalır | - |

Başlamadan önce ölçün: Bir hafta boyunca her çağrıyı konusuna göre işaretleyin (bilgi, standart talep, menü, rezervasyon, diğer) ve yaklaşık süresini yazın. Bu kayıt hem neyi önce taşıyacağınızı hem de sonrasında neyin değiştiğini gösterir.

Katman 1: Misafir portalı - Oda QR kodunu okutan misafir WiFi (birden fazla ağ tanımlanabilir), TV kanalları, tesisler, yakın çevre ve menü bilgisine ulaşır. - Portal arayüzü 10 dilde hazır sözlükle gelir; aktif dil sayısı pakete bağlıdır (Basic 2, Starter 5, Pro ve Enterprise 10). Misafir dili portalda kendisi seçer; otomatik dil algılama ve otomatik çeviri yoktur. İçerik çevirisini otel panelden girer, girilmeyen alan Türkçe görünür. - Portal tarayıcıda çalışır; çevrimdışı mod yoktur.

Katman 2: Talep formu ve departman paneli - Portalda 13 talep türü vardır: havlu, yastık, temizlik, şampuan, ütü, teknik arıza, minibar, havalimanı transferi, restoran ve spa rezervasyonu, etkinlik veya tur, ekstra hizmet ve diğer. - Misafir oda numarası ve soyadını yazar; telefon ve en çok 200 karakterlik not isteğe bağlıdır. Zamanı (Hemen, 1 saat içinde, Bugün) ve aciliyeti (Beklerim, Standart, Acil) seçer. - Talep Talepler sayfasına düşer ve Bekliyor, İşlemde, Tamamlandı veya İptal olarak ilerler. Misafir telefon numarası bıraktıysa talep satırından tek dokunuşla aranabilir. - Talepler türüne göre ilgili departmana yönlenir (havlu, temizlik ve minibar Kat Hizmetleri'ne, teknik arıza Teknik Servis'e gibi); eşlemeyi yönetici değiştirebilir. Departman personeli yalnız kendi departmanının taleplerini görür.

Katman 3: Geri bildirim - Portaldaki form 1 ile 5 arası tek bir puan ve en fazla 300 karakterlik yorum alır. - 4 veya 5 puan veren misafire, panelde Google yorum bağlantısı tanımlıysa Google yorum daveti gösterilir. - Tüm geri bildirimler panelde listelenir; Tümü, Pozitif, Düşük ve Google'a gitti filtreleri vardır. Panelden yanıt yazma veya iç not alanı yoktur; misafire dönüş otelin kendi yöntemleriyle yapılır.

Üç katman birlikte çalışır: bilgi arayan misafir portalda cevabını bulur, talebi olan forma yazar, personel de talebi panelde kimin üstlendiği ve ne zaman tamamlandığıyla görür.

Talep telefonla gelmediği için panelin talebi zamanında göstermesi önemlidir. MONU'da bunu sağlayan araçlar şunlardır:

• Panel rozeti yaklaşık 20 saniyede bir, Talepler sayfası yaklaşık 15 saniyede bir yenilenir.
• Tarayıcıda Bildirimleri aç düğmesiyle izin verirseniz panel sekmesi açıkken yeni talepte tarayıcı bildirimi ve ses uyarısı gelir.
• Gecikme eşiğini yönetici departman başına 5 ile 720 dakika arasında belirler. Eşiği aşan ve hâlâ Bekliyor durumundaki talep için işletme sahibine, Resepsiyon'a ve Yönetim'e talep başına tek hatırlatma e-postası gider. Eşik tanımlanmadıysa hatırlatma gitmez.
• Acil işaretli taleplerde yeni talep e-postasının konusu ACİL ifadesiyle başlar.
• E-posta bildirimleri (yeni talep, gecikme, yeni geri bildirim) Otel Starter ve üzeri paketlerdedir. Otel Basic'te talepleri Talepler sayfası ve panel rozetinden izlersiniz.
• Görev panosu, departman personelinin panele girişte gördüğü bir ölçüm ekranıdır: acil, geciken ve üstlenilmemiş talepler için dikkat bandı; bugün gelen, tamamlanan ve iptal edilen talep sayıları; ortalama yanıt ve tamamlama süresi; son 7 günün grafiği; son 30 günün en çok istenen hizmetleri. Departman hesapları Otel Starter ve üzeri paketlerdedir.

Mobil uygulama bildirimi, SMS ve WhatsApp bildirimi yoktur; panel dışındaki bildirim kanalı e-postadır.

Bu rehberde ROI, tasarruf veya Google puanı artışı rakamı vermiyoruz; sonuç otelin profiline, sezonuna ve ekip düzenine bağlıdır. Bunun yerine kendi rakamınızı çıkaracağınız bir yöntem öneriyoruz:

1. Önce (1 hafta): Tekrarlayan çağrıları konusuna göre sayın ve her biri için yaklaşık süre yazın. Haftalık toplam çağrı süresi başlangıç değerinizdir.
2. Taşıma (2-3 hafta): Portalı ve talep formunu açın; QR kartlarını odalara yerleştirin.
3. Sonra (1 hafta): Aynı sayımı tekrarlayın. Aradaki fark sizin gerçek farkınızdır.
4. Panel verisi: Görev panosundaki ortalama yanıt ve tamamlama süresini haftalık olarak not alın; hangi talep türünün yoğun olduğunu son 30 günün en çok istenen hizmetlerinden okuyun.
5. Maliyete çevirme: Zaman farkını kendi personel maliyetinizle çarpın. Kâr hesabını yaparken paket ücretini de ekleyin (aşağıdaki paket tablosu).
6. Memnuniyet: Google puanınızı ve geri bildirim sayfasındaki ortalama puanı her ay aynı gün kaydedin. Puan artışı vaat etmiyoruz; yalnız trendi izliyoruz.

Personel kararı: Dijitalleşme, personel sayısı hakkında bir karar dayatmaz. Yazılımın etkisi, aktarma ve hatırlatma işinin forma ve panele geçmesidir; boşalan zamanın nasıl kullanılacağına otel yönetimi karar verir.

Aşağıdaki takvim bir öneridir; süre vaadi değildir. Gerçek süre içerik hacminize, dil sayınıza ve ekibinize bağlıdır.

Hafta 1: Hesap ve içerik - Kurulum sihirbazıyla otel hesabını açın. - Otel Yönetimi bölümünde WiFi ağlarını, TV kanallarını, tesisleri ve yakın çevre önerilerini girin. - Oda servisi gibi en çok sorulan alanı menü noktası olarak kurun; ürünleri girin (Starter ve üzerinde CSV ile içe aktarabilirsiniz).

Hafta 2: Portal, QR ve ekip - Portal Kartları'nda kart sırasını belirleyin. - Pakete göre aktif dilleri seçin ve içerik çevirilerini girin. - Menü Ayarları > QR Kod bölümünden QR kodunu PNG, SVG veya PDF olarak indirip oda kartlarına basın. - Resepsiyon ve ilgili ekiplere Talepler sayfasını, durumların anlamını ve Bildirimleri aç adımını gösterin. Starter ve üzerinde departman hesaplarını açın.

Hafta 3: Pilot - Portalı önce belirli odalarda veya katlarda kullanıma açın. - Her gün Talepler sayfası ve geri bildirimleri kontrol edin. - Eksik içerikleri, hatalı çevirileri ve gecikme eşiğini bu dönemde düzeltin.

Hafta 4: Geri bildirim ve tam açılış - Panelde Google yorum bağlantısını tanımlayın. - Check-out sırasında personelin misafire portalı hatırlatması rutinini oturtun. - Basılı materyalleri (oda kartı, kartvizit) QR koduyla güncelleyin. - Hafta 3 ve hafta 4 sonunda çağrı sayımını tekrarlayın.

Risk 1: Misafir portalı kullanmaz. Portal telefonu ortadan kaldırmaz; QR okutup talep bırakmak isteyen misafir için ek bir yoldur. Telefon ve portal birlikte çalışır.

Risk 2: Personel yeni akışı benimsemez. Panel Türkçedir. Talep Bekliyor'dan İşlemde'ye, oradan Tamamlandı'ya tek dokunuşla taşınır. Departman hesabı yalnız kendi departmanının taleplerini gördüğü için ekran sadedir. Eğitim süresi vaat etmiyoruz; pilot dönem bu yüzden vardır.

Risk 3: Portalın kapsamı dışındaki durumlar. Şikayet, acil durum ve özel istekler telefonda ve yüz yüze çözülür; resepsiyon telefonu açık kalmalıdır.

Risk 4: İnternet kesintisi. Portal tarayıcıda çalışır ve çevrimdışı modu yoktur. WiFi şifresi gibi kritik bilgileri kesinti durumu için oda kartında basılı yedek olarak da bulundurmak makul bir önlemdir.

Risk 5: Talep panelde gözden kaçar. Panel rozeti ve Talepler sayfası otomatik yenilenir, Bildirimleri aç ile tarayıcı bildirimi gelir, Starter ve üzerinde e-posta bildirimi ve gecikme hatırlatması çalışır. Görev panosunun dikkat bandı üstlenilmemiş ve geciken talepleri öne çıkarır.

Risk 6: Google yorum daveti. Daveti yalnız 4-5 puan verene göstermek, Google'ın yorum politikalarıyla çelişebilecek bir uygulamadır. Karar vermeden önce Google'ın güncel politika metnini okuyun; ayrıntı için Google yorum yönlendirmesi yazısına bakın.

Fiyatlar oda sayısına göre değişmez; otelde ücretsiz paket yoktur ve yıllık ödemede 10 aylık ücret alınır.

| Paket | Aylık | Yıllık | Front office kapsamı | |---|---|---|---| | Otel Basic | ₺1.250 | ₺12.500 | Portal, 13 türlü talep formu, Talepler sayfası, geri bildirim; 3 kullanıcı, 2 dil, 1 menü noktası. E-posta bildirimi yok. | | Otel Starter | ₺2.250 | ₺22.500 | E-posta bildirimleri (yeni talep, gecikme, geri bildirim); Yönetim ve Resepsiyon hesapları, görev panosu; 5 kullanıcı, 5 dil, 2 menü noktası, CSV içe aktarma. | | Otel Pro | ₺3.250 | ₺32.500 | 6 standart departman hesabı, kaynak bazlı rezervasyon, Ekstra Hizmetler, büfe kartları, özel alan adı, gelişmiş analitik, öncelikli destek; 7 kullanıcı, 10 dil, 5 menü noktası. | | Otel Enterprise | ₺5.000 | ₺50.000 | Sınırsız kullanıcı, dil ve menü noktası; özel departman. |

MONU'da PMS ve POS entegrasyonu yoktur; talep formunda oda numarası ve soyad elle girilir. Planlama için Fiyatlandırma sayfasına, akışı denemek için demo hesabına, ayrıntılı kapsam için Otel Front Office Dijitalleşme sayfasına bakın. Sorularınız için iletişim sayfasını kullanabilirsiniz.